El nuevo procedimiento de gestión de información y comunicaciones: Ley 2/2023

La nueva Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ha establecido la necesidad de aprobar un procedimiento de gestión de informaciones a través del órgano de administración o de gobierno de cada entidad obligada a disponer de un Sistema interno de información.

El diez puntos básicos que constituyen el contenido mínimo y los principios esenciales que tendrán que regir el procedimiento de gestión de informaciones son los siguientes:

1. Identificar los canales internos de información asociados al Sistema interno de información. Por lo tanto, habrá que identificar si el sistema tiene por objeto la recepción de comunicaciones relacionadas con prevención de blanqueo de capitales, materias de la Directiva UE 2019/1937, fondo Next Generation, acoso, contratación pública y/o Compliance.
2. Informar sobre los canales externos de información de las autoridades competentes autonómicas, estatales o europeas (Oficinas Antifraude, OLAF, etc.).
3. Prever la remisión de un acuse de recibimiento al informante en un plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la comunicación. Se exceptúan los supuestos que puedan poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
4. Establecimiento de un plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación. En asuntos de especial complejidad, el plazo puede ampliarse a un máximo de tres meses adicionales.
5. Prever la posibilidad de mantener comunicación con el informante, especialmente en aquellos supuestos en que sea necesario solicitarle información adicional.
6. Previsión de los derechos de la persona afectada a ser informada de las acciones y omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada en todo momento. Esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma adecuados, evitando frustrar el buen fin de la investigación.
7. Establecimiento de la garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea enviada a través de sistemas que no sean los establecidos. Hará falta, en este sentido, advertir al personal no responsable de su tratamiento de la responsabilidad que comporta el hecho de no enviar inmediatamente la comunicación recibida al responsable del sistema.
8. Previsión del respecto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
9. Previsión del respecto a las disposiciones sobre la protección de datos personales.
10. Previsión de remisión inmediata al Ministerio Fiscal de los hechos sobre los cuales haya indicios de delito. En caso de que los hechos afecten a intereses financieros de la Unión Europea, la remisión inmediata será a la Fiscalía Europea.

Dado que el plazo para adaptarse a la nueva Ley se agota una vez transcurridos tres meses desde la entrada en vigor, el plazo de adaptación de los Sistemas internos de información y, por lo tanto, de sus procedimientos de gestión y tramitación, finaliza el 13 de junio de 2023.